Betriebskosten vs. Instandhaltung: Was darf der Vermieter umlegen?

Rechtsstand: Mai 2026 | Quellen: § 2 BetrKV, § 556 BGB, Haufe.de, Handelsblatt

Eine der häufigsten Streitfragen zwischen Mieter und Vermieter: Darf der Vermieter diese Kosten überhaupt auf mich umlegen? Oft haben beide Seiten keine klare Antwort — weil die Grenze zwischen umlagefähigen Betriebskosten und nicht umlagefähiger Instandhaltung im Alltag fließend wirkt, es aber juristisch nicht ist.

Die Grundregel: § 2 BetrKV ist abschließend

Umlagefähig sind nur die 17 Kostenarten der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Die Liste ist abschließend — was dort nicht steht, kann der Vermieter nicht auf den Mieter abwälzen, egal was im Mietvertrag steht.

Zudem gilt: Selbst wenn eine Kostenart in der BetrKV steht, muss sie im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart sein. Fehlt die Vereinbarung, sind die Kosten nicht umlagefähig. Eine Klausel wie „Der Mieter trägt alle Betriebskosten gemäß BetrKV" reicht nach BGH-Rechtsprechung aus — sie muss aber vorhanden sein.

Was ist umlagefähig?

Die 17 Betriebskostenarten im Überblick:

1. Grundsteuer
2. Wasserversorgung
3. Entwässerung
4. Heizung
5. Warmwasserversorgung
6. Aufzug
7. Straßenreinigung und Müllbeseitigung
8. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
9. Gartenpflege
10. Beleuchtung
11. Schornsteinreinigung
12. Sach- und Haftpflichtversicherung
13. Hauswart (nur Betreuungstätigkeit)
14. Gemeinschaftsantenne / Breitbandkabel (eingeschränkt, s.u.)
15. Einrichtungen für Wäschepflege
16. Sonstige laufende öffentliche Lasten
17. Sonstige Betriebskosten (nur wenn konkret benannt)

Was ist nicht umlagefähig?

Verwaltungskosten: Die eigene Zeit des Vermieters, Buchführungskosten, Bankgebühren, Kosten für die Buchhaltung der Mietverhältnisse.

Instandhaltung und Reparaturen: Kosten für die Beseitigung von Schäden, Wartung und Erneuerung — unabhängig von ihrer Höhe.

Abschreibungen und Rücklagen: Instandhaltungsrücklagen dürfen erst dann steuerlich abgesetzt werden, wenn das Geld tatsächlich ausgegeben wurde. In der Nebenkostenabrechnung haben sie nichts zu suchen.

Der Sonderfall Position 17: „Sonstige Betriebskosten"

Diese Position ist der häufigste Fehler in Nebenkostenabrechnungen. Unter „sonstigen Betriebskosten" können Vermieter weitere regelmäßig anfallende, objektbezogene Kosten abrechnen — aber nur wenn sie einzeln und konkret im Mietvertrag benannt sind.

Beispiele für zulässige sonstige Betriebskosten: Wartung von Rauchmeldern, Dachrinnenreinigung, Legionellenprüfung, Wartung der Hebeanlage.

Nicht zulässig: Einmalige Kosten (z.B. Entfernung von Graffiti), Kosten die den Wert der Immobilie steigern. Jutta Hartmann vom Deutschen Mieterbund betont: „Alle in Rechnung gestellten Kosten müssen auch vertraglich vereinbart worden sein." (Quelle: Handelsblatt, April 2025)

Hauswart: Die häufig falsch abgerechnete Position

Der Hauswart ist umlagefähig — aber nur seine Betreuungstätigkeit: Reinigung, Gartenpflege, Schneeräumen. Seine Arbeit an Reparaturen und Instandhaltung ist nicht umlagefähig. Wer einen Hauswart pauschal abrechnet, ohne zwischen beiden Tätigkeiten zu unterscheiden, rechnet teilweise unzulässig ab.

Kabelanschluss: Seit Juli 2024 nicht mehr umlagefähig

Seit dem 1. Juli 2024 ist die Umlage von Kabelanschlusskosten durch das gefallene „Nebenkostenprivileg" nicht mehr möglich. Neue Verträge laufen direkt zwischen Mieter und Anbieter. Wer in laufenden Abrechnungen noch Kabelgebühren angibt, rechnet rechtswidrig ab.



Wie Vermiet-es hilft

Vermiet-es klassifiziert alle Betriebskosten nach BetrKV-Positionen und trennt nicht umlagefähige Kosten automatisch aus der Nebenkostenabrechnung heraus. Das verhindert, dass Positionen in der Abrechnung landen, die dort nicht hingehören.

Rechtsquellen: § 2 BetrKV, § 556 BGB.